Il Tempo: ne abbiamo poco o lo usiamo male?

“Ho poco tempo”, “Non faccio in tempo, non ce la faccio”, “Se avessi il tempo..” ecc. Quante volte l’ho sentito dire!

Ma è davvero così? Davvero abbiamo poco tempo, oppure lo usiamo male e ne sprechiamo tanto?

Io credo sia vero che ne sprechiamo tanto. Io per prima. Ho la tendenza a perdermi tra zapping televisivo e lo scorrere dei post sul mio smartphone (soprattutto Instagram: la  fotografia mi affascina da sempre). Proprio per questo motivo, sono sempre alla ricerca di metodi e consigli per ottimizzare i miei tempi e le mie giornate sia lavorative che non.

Sono sempre più convinta che il tempo, soprattutto il mio, sia molto importante e ho imparato, nel corso degli anni ad usarlo in modo sempre più produttivo ed efficace.

Ho letto molto sull’argomento e ho messo a punto delle strategie che per me funzionano. Sono piccole cose che però messe insieme mi aiutano ad avere più tempo per me e per fare quello che più mi piace.

Come ho già detto, sono una appassionata di agende e di pianificazione del tempo. Nel corso degli anni ho comprato e usato agende di tutti i tipi, sia già pronte che da stampare. Mi sono divertita a sperimentare vari tipi di organizzazione e time management e ho appreso molte strategie di gestione del tempo più o meno utili. A questo scopo attualmente uso una agenda giornaliera giapponese (Hobonichi Techo 2018 planner) e una agenda settimanale (una Midori in pelle che contiene un Chronodex Weekly Planner che ho scaricato e stampato dal sito http://scription.typepad.com/blog/2018/08/scription-chronodex-weekly-planner-jul-dec-2018-released.html#.W6SmumgzZPY ) in  in cui mi appunto i vari impegni cominciando da quelli settimanali e poi, giorno per giorno, quelli giornalieri, con i vari imprevisti e urgenze dell’ultimo minuto. Di solito uso la domenica sera o il lunedì mattina per pianificare la settimana. 

Aggiornamento: Nel 2019 ho iniziato ad usare una agenda fantastica: la Passion Planner. E’ tutta in inglese e mi piace moltissimo.

P.S. Se vuoi qualche risorsa gratuita stampabile a proposito di Time Management, vai a dare una sbirciatina alla mia pagina: http://www.elenaminnaja.it/risorse-utili/

Le mie strategie salva-tempo

Ecco le mie strategie attuali per usare al meglio il mio tempo. 

  • Quanto tempo ho? Sembra una domanda stupida ma non lo è; significa sapere quante ore effettive di tempo si ha durante la giornata, cioè le ore in cui si è svegli e produttivi. In questo arco di tempo, agli inizi, mi segnavo in agenda, quella settimanale, tutto quello che dovevo fare, a partire dal tempo della colazione e della cura personale fino ad arrivare agli appuntamenti di lavoro e alle incombenze domestiche. Questo serve per calcolare il tempo effettivo che usiamo per fare le cose realmente. Questa strategia è a tempo determinato e serve per chi è agli inizi ed è totalmente disorganizzato (sicuramente ne conosci qualcuno 😉 ) , non ha mai avuto un’agenda e non si è mai segnato – e ricordato – nulla. Io l’ho fatto per circa una settimana e poi ho smesso.
  • Monitorare il tempo effettivo che ci mettiamo a fare le cose e prenderne atto per poter poi organizzare al meglio gli impegni della giornata. Una buona consapevolezza del tempo è fondamentale per riuscire a portare a termine con serenità tutti i nostri impegni 🙂 Se impiego un’ora a fare colazione, è chiaro che la mia giornata inizierà dopo quell’ora. Se devo andare in posta, devo calcolare il tempo con un margine discreto se poi ho un altro impegno, altrimenti rischio di arrivare tardi e di innervosirmi con tutte le persone in fila in posta 😉
  • Non riempire l’agenda! Riempirla solo per circa l’80% con attività pianificate e lasciare dei “tempi morti” per gli imprevisti o per altro che vogliamo fare. Un caffè con una amica, shopping dell’ultimo minuto, una ceretta urgente, un invito imprevisto, ecc. 
  • Lavorare per blocchi di attività. Ciò significa fare la stessa cosa (es. cucinare, pulire, fare delle commissioni, rispondere alle mail, lavorare ad un progetto, fare delle telefonate, ecc.) senza distrazioni. Io uso un Timer da anni e mi trovo benissimo. Punto il mio timer a 45 minuti e finchè non suona continuo a fare quello che mi sono prefissa di fare (ora, per esempio 😉 ) . I blocchi di tempo servono per mantenere la concentrazione e per evitare quelle fastidiose interruzioni che fanno perdere ogni volta del tempo prezioso per recuperare la concentrazione nel compito. Quante volte ci interrompiamo per rispondere ad una notifica di un Social o perché qualcuno ci chiama. E ci ritroviamo poi a dover recuperare tempo e concentrazione, con il rischio di non portare a termine ciò che volevamo fare. Che nervi!
  • Utilizzare al meglio lo smartphone. Questo è un punto dolente per tutti, lo so. Io ho cominciato, seguendo diverse teorie su libri e siti sull’argomento, a fare una “Disintossicazione da smartphone”. Ho cominciato a metterlo fuori dalla mia camera da letto la sera e ho comprato una sveglia che riproduce l’alba. Poi ho posticipato la connessione ad internet del mio smartphone al risveglio per avere almeno un’ora di tempo per me la mattina, senza distrazioni. E poi, volutamente, se esco a fare una passeggiata, lo lascio a casa! Ho scoperto che non casca il mondo se rimango sconnessa per una mezz’ora 🙂 Leggi se vuoi l’articolo che ho scritto sull’argomento  qui:  http://www.elenaminnaja.it/2018/11/02/usi-abusi-dello-smartphone/  
  • Stabilire delle priorità e metterle in ordine di importanza. Fare prima le cose importanti e poi le cose meno importanti. Questo mi aiuta a non perdermi in ca…te 😉 Quindi metto un numero sulla mia lista delle cose da fare (la mia M.I.T. o Most Important Things) dall’1 al 3 o più, e cerco di portare a termine per prima cosa quella contrassegnata con l’1. E finché non l’ho finita, non faccio altro. A volte mi è difficile seguirla ma ci provo. E se non ci riesco, se mi faccio distrarre, pazienza…vorrà dire che utilizzerò la carta degli Imprevisti, come nel monopoli 😉  

Conclusioni

Queste sono le strategie che ho sperimentato e che per me funzionano, per ora. Sicuramente ce ne saranno altre e continuerò a sperimentare perché mi diverte farlo. E perché non voglio che decidano altri del mio tempo, ma voglio essere io a farlo. 

Ho appena acceso il mio smartphone e ora devo leggere 6 e-mail, rispondere a 2 chat su whatsApp e ad un post su Instagram. Niente panico…ora mi connetto! 😉 

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